Datenanalyse und -aufbereitung

In dieser Lerneinheit befasst du dich mit den Grundlagen des Sortierens von Datensätzen in Tabellenkalkulationen. Du lernst verschiedene Sortiermethoden kennen und erfährst, wie du Daten sowohl aufsteigend als auch absteigend nach unterschiedlichen Kriterien ordnen kannst. Diese Fähigkeiten helfen dir bei der strukturierten Analyse großer Datenmengen und der übersichtlichen Aufbereitung von Geschäftsinformationen.

Einführung

Du hast eine Excel-Tabelle mit 10.000 Verkaufsdatensätzen vor dir. Irgendwo in diesem Datenberg verstecken sich die Antworten auf wichtige Geschäftsfragen: Welcher Verkäufer hat am meisten umgesetzt? Wie haben sich die Verkäufe pro Quartal entwickelt?

Von Rohdaten zu Erkenntnissen: Mit den richtigen Werkzeugen wird aus Datenchaos strukturierte Analyse — Bildrechte: Ausbildung-in-der-IT.de (KI-unterstützt)

Wie findest du die relevanten Informationen, ohne jeden einzelnen Datensatz manuell durchzugehen?

Genau hier kommen die Datenanalyse-Werkzeuge der Tabellenkalkulation ins Spiel. Mit Sortieren, Filtern, Zwischensummen und Pivot-Tabellen verwandelst du unübersichtliche Rohdaten in aussagekräftige Informationen.

In dieser Lerneinheit lernst du, wie du grosse Datenmengen strukturiert analysierst und aufbereitest, von einfachen Sortierungen bis hin zu komplexen Pivot-Auswertungen.

Lernziele

Nach dieser Lerneinheit kannst du:

• Datensätze nach verschiedenen Kriterien sortieren und die Unterschiede zwischen Sortieren und Filtern erklären
• Filter anwenden und verstehen, wie kumulative Filter funktionieren
• Zwischensummen für gruppierte Daten erstellen und die Voraussetzungen kennen
• Pivot-Tabellen zur Datenanalyse erstellen und konfigurieren
• Szenarien und Zielwertsuche für What-If-Analysen nutzen

Überleitung

Um diese Werkzeuge effektiv einzusetzen, beginnen wir mit den Grundlagen: dem Sortieren und Filtern von Daten. Diese beiden Funktionen bilden das Fundament für alle weiteren Analysetechniken und helfen dir, schnell Ordnung in grosse Datensätze zu bringen.

Sortieren von Daten

Sortieren ist ein grundlegendes Werkzeug der Datenanalyse. Es ordnet deine Daten in einer logischen Reihenfolge an, basierend auf Zahlen, Text, Datum oder anderen Kriterien.

Die zwei wichtigsten Sortierrichtungen:

• Aufsteigend: Von niedrig nach hoch (A bis Z, 0 bis 9, ältestes Datum zuerst)
• Absteigend: Von hoch nach niedrig (Z bis A, 9 bis 0, neuestes Datum zuerst)

In Excel findest du die Sortierfunktion unter Daten > Sortieren oder per Rechtsklick auf eine Spalte.

Sortieren: Beispiel

Angenommen, du hast diese Liste von Personen:

Name	Geburtsjahr
Alex	1990
Fabian	1985
Zoe	1995

Aufsteigend nach Name sortiert:

Name	Geburtsjahr
Alex	1990
Fabian	1985
Zoe	1995

Absteigend nach Geburtsjahr sortiert:

Name	Geburtsjahr
Zoe	1995
Alex	1990
Fabian	1985

Häufiger Fehler beim Sortieren

Achtung: Partial-Range-Sort-Problem

Ein häufiger Fehler ist das Sortieren nur eines Teils der Daten. Wenn du nur eine Spalte markierst und sortierst, bleiben die anderen Spalten an ihrer ursprünglichen Position. Das Ergebnis: Deine Datensätze werden durcheinandergebracht.

So vermeidest du den Fehler:

1. Markiere immer den gesamten Datenbereich (alle Spalten)
2. Oder stelle sicher, dass Excel die Option “Auswahl erweitern” anbietet und du diese bestätigst
3. Nutze formatierte Tabellen (Strg+T), die automatisch alle zusammengehörigen Daten sortieren

Filtern von Daten

Filtern zeigt nur die Daten an, die bestimmten Kriterien entsprechen. Im Gegensatz zum Sortieren werden dabei Zeilen temporär ausgeblendet, nicht umsortiert.

Typische Filterkriterien:

• Textfilter: Zeilen anzeigen, die einen bestimmten Text enthalten oder damit beginnen
• Zahlenfilter: Werte grösser/kleiner als X, zwischen X und Y, Top 10
• Datumsfilter: Daten innerhalb eines Zeitraums, dieses Jahr, letzter Monat

Du aktivierst Filter in Excel über Daten > Filter oder mit der Tastenkombination Strg+Shift+L.

Filtern: Beispiel

Zurück zu unserer Personenliste. Du möchtest nur Personen anzeigen, die nach 1985 geboren wurden:

Vor dem Filtern:

Name	Geburtsjahr
Alex	1990
Fabian	1985
Zoe	1995

Nach dem Filtern (Geburtsjahr > 1985):

Name	Geburtsjahr
Alex	1990
Zoe	1995

Fabian wird ausgeblendet, da 1985 nicht grösser als 1985 ist. Die Zeile existiert noch, sie wird nur nicht angezeigt.

Kumulative Filter

Wichtig: Filter sind kumulativ

Wenn du mehrere Filter setzt, wirken sie zusammen. Jeder neue Filter schränkt die bereits gefilterten Daten weiter ein.

Beispiel mit Verkaufsdaten:

1. Filter auf Spalte “Region”: Nur “Nord”
2. Filter auf Spalte “Produkt”: Nur “Laptop”
3. Filter auf Spalte “Umsatz”: Grösser als 1000

Ergebnis: Du siehst nur Laptop-Verkäufe in der Region Nord mit einem Umsatz über 1000 Euro. Die Filter kombinieren sich mit UND-Verknüpfung.

Sortieren vs. Filtern

Der wichtige Unterschied:

Eigenschaft	Sortieren	Filtern
Wirkung	Ändert die Reihenfolge	Blendet Zeilen aus
Daten	Alle sichtbar	Nur passende sichtbar
Reversibel	Neu sortieren nötig	Filter entfernen
Kombination	Nach mehreren Spalten	Mehrere Kriterien

Tipp: Du kannst beide Funktionen kombinieren. Filtere erst die relevanten Daten heraus und sortiere dann das Ergebnis nach deinen Bedürfnissen.

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Was sind Zwischensummen?

Zwischensummen berechnen aggregierte Werte (Summen, Durchschnitte, Anzahl) für Gruppen von Daten. Sie sind ideal, wenn du Teilergebnisse für kategorisierte Datensätze benötigst.

Typische Anwendungsfälle:

• Gesamtverkäufe pro Verkäufer berechnen
• Durchschnittsumsatz pro Region ermitteln
• Anzahl der Bestellungen pro Monat zählen

Zwischensummen funktionieren am besten mit sortierten Daten, da sie Gruppen anhand aufeinanderfolgender gleicher Werte erkennen.

Zwischensummen erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Daten sortieren: Sortiere deine Daten nach der Spalte, für die du Zwischensummen möchtest (z.B. nach Verkäufer)

2. Zwischensummen einfügen: Gehe zu Daten > Teilergebnis (in Excel) oder dem entsprechenden Menüpunkt in deiner Software

3. Optionen wählen:

   • Bei jedem Wechsel in: Wähle die Gruppierungsspalte
   • Funktion: Summe, Durchschnitt, Anzahl, etc.
   • Teilergebnis addieren zu: Wähle die Wertespalte

4. Bestätigen: Die Zwischensummen werden automatisch eingefügt

Zwischensummen: Wichtige Hinweise

Einschränkung bei Excel-Tabellen

Zwischensummen funktionieren nicht in formatierten Excel-Tabellen (erstellt mit Strg+T). Du musst die Tabelle zuerst in einen normalen Bereich konvertieren: Tabellentools > In Bereich konvertieren.

Gesamtsummen (Grand Totals)

Die Gesamtsumme am Ende wird aus den Originaldaten berechnet, nicht aus den Zwischensummen. Das verhindert Rundungsfehler und stellt sicher, dass die Gesamtsumme korrekt ist.

Was sind Pivot-Tabellen?

Pivot-Tabellen sind eines der mächtigsten Analysewerkzeuge in der Tabellenkalkulation. Sie fassen grosse Datenmengen zusammen, gruppieren sie dynamisch und ermöglichen flexible Auswertungen ohne Formeln.

Typische Einsatzzwecke:

• Verkäufe nach Produkt und Region auswerten
• Monatliche Umsatzentwicklung analysieren
• Kundenverhalten nach Kategorien untersuchen

Der Name “Pivot” (Drehpunkt) kommt daher, dass du die Daten durch Drag-and-Drop beliebig drehen und neu anordnen kannst.

Voraussetzungen für Pivot-Tabellen

Wichtig: Deine Daten müssen richtig vorbereitet sein

Damit Pivot-Tabellen korrekt funktionieren, müssen deine Quelldaten bestimmte Anforderungen erfüllen:

1. Kopfzeile vorhanden: Die erste Zeile muss Spaltenüberschriften enthalten
2. Keine leeren Zeilen: Lücken in den Daten führen zu Fehlern
3. Keine leeren Spalten: Jede Spalte braucht eine Überschrift
4. Konsistente Datentypen: Eine Spalte sollte nur Zahlen ODER Text enthalten
5. Keine zusammengeführten Zellen: Diese verwirren die Pivot-Tabelle

Pivot-Tabelle erstellen

Schritt-für-Schritt in Excel:

1. Datenbereich markieren: Klicke in deine Datentabelle (Excel erkennt den Bereich meist automatisch)

2. Pivot-Tabelle einfügen: Gehe zu Einfügen > PivotTable

3. Zielort wählen: Neues Arbeitsblatt (empfohlen) oder bestehendes Arbeitsblatt

4. Felder konfigurieren: Im PivotTable-Feldbereich siehst du alle Spalten deiner Quelldaten. Ziehe sie in die gewünschten Bereiche (Zeilen, Spalten, Werte, Filter)

Pivot-Tabellen: Zeilen, Spalten, Werte

Die vier Bereiche einer Pivot-Tabelle:

Bereich	Funktion	Beispiel
Zeilen	Gruppiert Daten vertikal	Produktnamen
Spalten	Gruppiert Daten horizontal	Monate
Werte	Berechnet Aggregationen	Summe Umsatz
Filter	Schränkt Daten ein	Nur Region “Nord”

Beispiel: Du hast Verkaufsdaten mit Produkt, Monat und Umsatz. Ziehe “Produkt” in Zeilen, “Monat” in Spalten und “Umsatz” in Werte. Ergebnis: Eine Matrix mit Produkten in Zeilen, Monaten in Spalten und Umsatzsummen in den Zellen.

Was sind Szenarien?

Szenarien ermöglichen “Was-wäre-wenn”-Analysen, indem du verschiedene Wertekombinationen speicherst und zwischen ihnen wechselst.

Beispiel: Budgetplanung

Du hast ein Budget-Modell und möchtest drei Szenarien vergleichen:

• Optimistisch: Umsatz +20%, Kosten gleichbleibend
• Realistisch: Umsatz +5%, Kosten +3%
• Pessimistisch: Umsatz -10%, Kosten +5%

Mit dem Szenario-Manager (unter Daten > Was-wäre-wenn-Analyse > Szenario-Manager) speicherst du diese Varianten und kannst sie jederzeit abrufen und vergleichen.

Zielwertsuche

Die Zielwertsuche berechnet rückwärts: Du gibst das gewünschte Ergebnis vor und Excel ermittelt den dafür nötigen Eingabewert.

Beispiel: Umsatzziel erreichen

Du möchtest 50.000 Euro Umsatz erreichen. Deine Formel lautet:

Umsatz = Verkaufspreis x Verkaufsanzahl

Bei einem Verkaufspreis von 200 Euro: Wie viele Verkäufe brauchst du?

1. Gehe zu Daten > Was-wäre-wenn-Analyse > Zielwertsuche
2. Zielzelle: Die Zelle mit der Umsatz-Formel
3. Zielwert: 50000
4. Veränderbare Zelle: Die Zelle mit der Verkaufsanzahl

Ergebnis: Excel berechnet, dass du 250 Verkäufe benötigst.

Zielwertsuche: Einschränkungen

Wichtige Einschränkung: Nur eine Variable

Die Zielwertsuche kann nur eine einzige Zelle verändern. Wenn dein Problem mehrere Variablen hat (z.B. Preis UND Menge optimieren), brauchst du den Solver.

Solver aktivieren:

1. Datei > Optionen > Add-Ins
2. Bei “Verwalten” wähle “Excel-Add-Ins” und klicke “Los”
3. Aktiviere “Solver” und bestätige

Der Solver erscheint dann unter Daten > Solver und kann mehrere Variablen gleichzeitig optimieren sowie Nebenbedingungen berücksichtigen.

Daten aus externen Quellen

Oft liegen deine Daten nicht direkt in Excel, sondern müssen erst importiert werden. Die häufigsten externen Quellen:

Quelle	Import-Methode
CSV-Dateien	Datei > Öffnen oder Daten > Aus Text/CSV
Datenbanken	Daten > Daten abrufen > Aus Datenbank
Web	Daten > Daten abrufen > Aus dem Web
JSON/XML	Power Query (Daten > Daten abrufen)

Power Query ist Excels modernes Werkzeug für Datenimport und -transformation. Es bietet visuelle Datenaufbereitung und automatische Aktualisierung. Details dazu lernst du in der nächsten Lerneinheit.

Datenkonsolidierung

Konsolidierung bedeutet, Daten aus mehreren Quellen zusammenzuführen. Typische Szenarien:

• Verkaufsdaten von verschiedenen Filialen kombinieren
• Monatliche Berichte zu einem Jahresbericht zusammenfassen
• Daten aus verschiedenen Abteilungen vereinen

Vorgehen in Excel:

1. Daten > Konsolidieren öffnen
2. Funktion wählen: Summe, Durchschnitt, Anzahl, etc.
3. Verweise hinzufügen: Die Bereiche aus den verschiedenen Quellen
4. Beschriftungen verwenden: Aktiviere “Oberste Zeile” und/oder “Linke Spalte”

Excel kombiniert die Daten basierend auf übereinstimmenden Beschriftungen.

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Zusammenfassung

Zusammenfassung

Die Datenanalyse in Tabellenkalkulationen basiert auf wenigen, aber mächtigen Werkzeugen. Mit Sortieren bringst du Ordnung in deine Daten, indem du sie nach beliebigen Kriterien aufsteigend oder absteigend anordnest. Filtern reduziert die sichtbaren Daten auf genau die Zeilen, die deine Kriterien erfüllen, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern.

Werkzeug	Hauptfunktion	Wichtiger Hinweis
Sortieren	Daten anordnen	Gesamten Bereich markieren
Filtern	Daten einschränken	Filter sind kumulativ
Zwischensummen	Gruppierte Aggregate	Nicht in Excel-Tabellen
Pivot-Tabellen	Flexible Auswertung	Kopfzeile erforderlich
Szenarien	Was-wäre-wenn-Vergleiche	Mehrere Varianten speichern
Zielwertsuche	Rückwärtsrechnung	Nur eine Variable

Für komplexere Auswertungen sind Zwischensummen ideal, wenn du Teilergebnisse für sortierte Gruppen brauchst. Pivot-Tabellen bieten die grösste Flexibilität: Du kannst Daten dynamisch gruppieren, aggregieren und aus verschiedenen Perspektiven betrachten, ohne eine einzige Formel zu schreiben. Szenarien und Zielwertsuche ermöglichen dir, verschiedene Annahmen durchzuspielen und optimale Werte zu ermitteln.

Ausblick

In der nächsten Lerneinheit “Makro-Programmierung und Automatisierung” lernst du, wie du wiederkehrende Aufgaben automatisieren kannst. Du wirst Makros aufzeichnen, einfache VBA-Skripte verstehen und eigene Automatisierungen erstellen.

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