Definition: Audit im Qualitätsmanagement
Ein Audit ist eine systematische und unabhängige Untersuchung zur Überprüfung, ob bestimmte Anforderungen erfüllt werden.
Wie lautet die offizielle Definition eines Audits?
Die offizielle Definition nach DIN EN ISO 9000 lautet:
“Ein Audit ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind.”
Diese Definition unterstreicht die Kernaspekte eines Audits:
- Systematisch: Es folgt einem strukturierten Ansatz
- Unabhängig: Es wird neutral durchgeführt
- Dokumentiert: Alle Schritte und Ergebnisse werden festgehalten
- Objektiv: Es basiert auf Fakten, nicht auf Meinungen
- Kriterienbasiert: Es prüft gegen vorher festgelegte Standards
Wie unterscheiden sich Audits von anderen Prüfmethoden?
Audits haben spezifische Merkmale, die sie von anderen Prüfmethoden wie Inspektionen oder Tests unterscheiden. Hier eine vergleichende Übersicht:
| Merkmal | Audit | Inspektion | Test |
|---|---|---|---|
| Fokus | Prozesse und Systeme | Produkte oder Dienstleistungen | Spezifische Eigenschaften |
| Umfang | Ganzheitlich | Spezifisch | Sehr spezifisch |
| Zeitpunkt | Regelmäßig | Oft am Ende des Prozesses | Jederzeit möglich |
| Ergebnis | Verbesserungsvorschläge | Pass/Fail-Entscheidung | Messwerte oder Pass/Fail |
Während ein Test beispielsweise nur prüft, ob ein Produkt bestimmte Eigenschaften hat, geht ein Audit viel tiefer. Es betrachtet den gesamten Prozess und fragt: “Wie können wir das insgesamt verbessern?”
Audits sind somit umfassender und zielen auf eine kontinuierliche Verbesserung des gesamten Systems ab, während Inspektionen und Tests eher punktuelle Überprüfungen darstellen.
Welche Arten von Audits gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Audits, die sich nach der durchführenden Partei und dem Prüfgegenstand unterscheiden:
Audits nach durchführender Partei:
- Interne Audits (First Party)
- Durchgeführt von: Geschulten internen Auditoren
- Zweck: Prozessverbesserung und Vorbereitung auf externe Audits
- Vorteil: Tiefes Verständnis der eigenen Prozesse
- Lieferantenaudits (Second Party)
- Durchgeführt von: Kunden oder beauftragten Auditoren
- Zweck: Sicherstellung der Qualität von Lieferanten
- Vorteil: Verbesserte Zusammenarbeit in der Lieferkette
- Externe Audits (Third Party)
- Durchgeführt von: Akkreditierten Zertifizierungsstellen
- Zweck: Erhalt offizieller Zertifizierungen (z.B. ISO 9001)
- Vorteil: Unabhängige Bestätigung der Qualitätsstandards
Audits nach Prüfgegenstand:
- Systemaudits
- Fokus: Gesamtes Managementsystem
- Beispiel: Überprüfung der Einhaltung der ISO 9001-Norm
- Prozessaudits
- Fokus: Einzelne Geschäftsprozesse
- Beispiel: Überprüfung des Beschaffungsprozesses
- Produktaudits
- Fokus: Endprodukt oder Dienstleistung
- Beispiel: Stichprobenprüfung von fertigen Produkten
Jede Auditart hat ihren spezifischen Zweck und trägt auf ihre Weise zur Verbesserung der Qualität und Effizienz im Unternehmen bei.
Lass uns den Ablauf eines Audits genauer betrachten
Der Ablauf eines Audits lässt sich in vier Hauptphasen unterteilen:
- Planung und Vorbereitung
- Festlegung des Auditziels und -umfangs
- Auswahl des Auditteams
- Erstellung eines Zeitplans
- Sammlung relevanter Dokumente und Informationen
- Durchführung des Audits
- Eröffnungsgespräch mit dem Management
- Interviews mit Mitarbeitern
- Beobachtung von Prozessen
- Überprüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen
- Auswertung und Berichterstattung
- Zusammenfassung der Auditergebnisse
- Feststellung von Konformitäten und Nichtkonformitäten
- Formulierung von Verbesserungsvorschlägen
- Erstellung des Auditberichts
- Nachbereitung und Maßnahmenableitung
- Entwicklung eines Maßnahmenplans für festgestellte Abweichungen
- Festlegung von Verantwortlichkeiten und Terminen
- Überprüfung der Umsetzung der Maßnahmen
- Bewertung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen
Jede Phase ist entscheidend für den Erfolg des Audits und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung des Unternehmens bei.
Wie läuft ein Zertifizierungsprozess ab?
Der Zertifizierungsprozess ist ein strukturierter Ablauf, bei dem ein Unternehmen nachweist, dass es bestimmte Standards erfüllt. Hier sind die typischen Schritte:
-
Vorbereitung: Das Unternehmen implementiert das entsprechende Managementsystem (z.B. nach ISO 9001).
-
Antragstellung: Anfrage bei einer akkreditierten Zertifizierungsstelle.
-
Dokumentenprüfung: Die Zertifizierungsstelle überprüft die Unterlagen des Managementsystems.
-
Vor-Audit (optional): Eine erste Überprüfung zur Vorbereitung auf das Hauptaudit.
-
Zertifizierungsaudit: Das eigentliche Audit zur Überprüfung der Normkonformität.
-
Zertifikatserteilung: Bei erfolgreicher Prüfung wird das Zertifikat ausgestellt.
Anforderungen an Unternehmen für eine Zertifizierung:
- Implementiertes und dokumentiertes Managementsystem
- Einhaltung aller relevanten gesetzlichen und normativen Anforderungen
- Nachweis der Wirksamkeit des Managementsystems
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung
- Qualifiziertes Personal zur Umsetzung des Managementsystems
Aufrechterhaltung und Erneuerung:
- Jährliche Überwachungsaudits
- Rezertifizierung alle drei Jahre
- Kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems
- Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter
Eine Zertifizierung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess zur stetigen Verbesserung des Unternehmens.
Abschlussquiz
Was ist der Hauptzweck eines Audits im Qualitätsmanagement?
Blank
- Bestrafung von Mitarbeitern bei Fehlern
- Überprüfung der Einhaltung von Standards und Identifikation von Verbesserungspotentialen
- Ausschließlich die Dokumentation von Prozessen
- Erhöhung der Produktionsgeschwindigkeit
Antwort
Überprüfung der Einhaltung von Standards und Identifikation von Verbesserungspotentialen
Erklärung: Der Hauptzweck eines Audits ist die Überprüfung der Einhaltung von Standards und die Identifikation von Verbesserungspotentialen, um die Qualität und Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Welche Art von Audit wird von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle durchgeführt?
Blank
- Internes Audit
- Lieferantenaudit
- Externes Audit
- Prozessaudit
Antwort
Externes Audit
Erklärung: Externe Audits (Third Party Audits) werden von unabhängigen, akkreditierten Zertifizierungsstellen durchgeführt, oft mit dem Ziel einer offiziellen Zertifizierung.
Was ist kein typischer Schritt im Ablauf eines Audits?
Blank
- Planung und Vorbereitung
- Durchführung des Audits
- Sofortige Entlassung von Mitarbeitern bei Fehlern
- Auswertung und Berichterstattung
Antwort
Sofortige Entlassung von Mitarbeitern bei Fehlern
Erklärung: Die sofortige Entlassung von Mitarbeitern bei Fehlern ist kein typischer Schritt im Auditprozess. Audits zielen auf Verbesserung ab, nicht auf Bestrafung.
Welcher Vorteil ergibt sich nicht direkt aus einer Zertifizierung?
Blank
- Wettbewerbsvorteil
- Prozessoptimierung
- Garantierte Gewinnsteigerung
- Verbessertes Image
Antwort
Garantierte Gewinnsteigerung
Erklärung: Eine garantierte Gewinnsteigerung ergibt sich nicht direkt aus einer Zertifizierung. Obwohl eine Zertifizierung zu Verbesserungen führen kann, die indirekt den Gewinn steigern können, ist dies keine direkte oder garantierte Folge.
Was ist ein wichtiger Bestandteil der Aufrechterhaltung einer Zertifizierung?
Blank
- Jährliche Überwachungsaudits
- Tägliche Berichterstattung an die Zertifizierungsstelle
- Vollständige Neuimplementierung des Managementsystems jedes Jahr
- Ausschluss aller Mitarbeiter von Verbesserungsprozessen
Antwort
Jährliche Überwachungsaudits
Erklärung: Jährliche Überwachungsaudits sind ein wichtiger Bestandteil der Aufrechterhaltung einer Zertifizierung. Sie stellen sicher, dass das Unternehmen die Anforderungen kontinuierlich erfüllt.