Vorkalkulation und Nachkalkulation
In dieser interaktiven Lerneinheit lernst du die wichtigsten Methoden der Vor- und Nachkalkulation für IT-Projekte kennen. Du übst anhand praktischer Beispiele, wie du Projektkosten vorab realistisch einschätzt und nach Projektabschluss die tatsächlichen Aufwände analysierst. Diese Kompetenzen helfen dir dabei, zukünftige Projekte präziser zu kalkulieren und wirtschaftlich erfolgreich umzusetzen.
Einführung
Stell dir vor: Du investierst Zeit in ein Angebot, der Kunde akzeptiert, doch am Monatsende stellst du fest, dass der Auftrag kaum Gewinne generiert oder sogar zu Verlusten geführt hat. Diese Situation lässt sich vermeiden.
Die Vorkalkulation ist ein zentrales Instrument, um die Wirtschaftlichkeit deiner Angebote zu gewährleisten und deine Gewinnziele zu erreichen.
Lernziele
Nach dieser Lerneinheit wirst du:
- Die Notwendigkeit der Vorkalkulation für die betriebswirtschaftliche Steuerung verstehen.
- Den Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation definieren können.
- Das Standardschema der Nachkalkulation im Fertigungsbereich detailliert erläutern können.
- Die spezifischen Kalkulationsansätze im Dienstleistungssektor kennen und anwenden können.
- Die Nachkalkulation erklären, ihre Bedeutung für die Kostenkontrolle nachvollziehen und die wichtigsten Schritte zur Durchführung einer Nachkalkulation benennen können.
Überleitung
Intuition hat ihren Platz, doch bei der Preisfindung zählt eine systematische Kalkulation. Sie liefert die Datenbasis, um Preise strategisch festzulegen und die Rentabilität zu sichern. Schauen wir uns die Methoden und Kalkulationsschemata genauer an.
Was ist eine Vorkalkulation?
Die Vorkalkulation wird vor der Annahme eines Auftrags oder einer Bestellung durchgeführt und dient dazu, die entstehenden Kosten im Voraus zu berechnen. Sie wird auch als Angebotskalkulation bezeichnet und bildet das Gegenstück zur Nachkalkulation. Besonders in Unternehmen mit auftragsbezogener Produktion ist sie ein essenzielles Planungsinstrument.
Warum ist Vorkalkulation wichtig?
Das Ziel eines Unternehmens ist es, Gewinne zu erzielen. Die Angebotskalkulation hilft dabei, einen Verkaufspreis festzulegen, der alle anfallenden Kosten - auch nach Skonti und Rabatten - deckt und gleichzeitig einen kalkulierten Gewinn sichert.
Hinweis: Der Begriff Skonti ist die Mehrzahl von Skonto. Ein Skonto ist ein prozentualer Preisnachlass, den Unternehmen gewähren, wenn eine Rechnung innerhalb einer festgelegten Frist beglichen wird.
Was ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)?
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist die Kostenstellenrechnung. Er listet detailliert alle Gemeinkosten auf, die in den verschiedenen Kostenstellen deines Unternehmens anfallen (z.B. Fertigung, Verwaltung, Vertrieb).
Der BAB liefert dir die Gemeinkostenzuschlagssätze (z.B. Materialgemeinkostenzuschlag, Fertigungsgemeinkostenzuschlag), die du benötigst, um die Gemeinkosten in deiner Vorkalkulation realistisch zu berücksichtigen. Ohne BAB müsstest du diese Zuschläge schätzen.
Beispiel für einen BAB
Die folgende Tabelle zeigt einen beispielhaften Betriebsabrechnungsbogen. Du siehst, wie die verschiedenen Gemeinkostenarten auf die Kostenstellen Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb verteilt werden. Am Ende werden die Gemeinkostenzuschlagssätze berechnet, die du für deine Vorkalkulation benötigst.
| Gemeinkostenarten | Betrag (EUR) | Verteilungsgrundlage | Kostenstellen | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Material | Fertigung | Verwaltung | Vertrieb | |||
| Gehälter und Hilfslöhne (unproduktiv) | 146.000,00 | Zeiterfassungsdatei | 12.000,00 | 56.000,00 | 34.000,00 | 44.000,00 |
| Soziale Aufwendungen | 31.100,00 | Lohn-/Gehaltsabrechnung | 3.200,00 | 12.100,00 | 7.300,00 | 8.500,00 |
| Mieten | 63.000,00 | Fläche (m²) | 8.000,00 | 26.000,00 | 11.000,00 | 18.000,00 |
| Energiekosten | 9.300,00 | Fläche (m²) | 1.800,00 | 5.000,00 | 800,00 | 1.700,00 |
| Kommunikationskosten | 15.000,00 | Einzelabrechnungsnachweis | 600,00 | 2.300,00 | 3.200,00 | 8.900,00 |
| Aufwendungen Werbung | 88.000,00 | Marketingdaten | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 88.000,00 |
| Kosten für Versicherungen | 7.500,00 | Kostenstellenübersicht | 1.100,00 | 4.300,00 | 900,00 | 1.200,00 |
| Sonstige betriebliche Aufwendungen | 81.000,00 | Mitarbeiteranzahl | 11.000,00 | 24.000,00 | 15.000,00 | 31.000,00 |
| Kalkulatorische Abschreibungen | 38.900,00 | Anlagedaten | 8.000,00 | 21.000,00 | 4.300,00 | 5.600,00 |
| Kalkulatorische Wagnisse | 40.300,00 | Marketingdaten | 2.500,00 | 14.800,00 | 0,00 | 23.000,00 |
| Gesamt | 520.100,00 | 48.200,00 | 165.500,00 | 76.500,00 | 229.900,00 | |
| Zuschlagsgrundlage | ||||||
| 1. Fertigungsmaterial | 800.000,00 | |||||
| 2. Fertigungslöhne | 340.000,00 | |||||
| 3. Bestandsveränderungen Erzeugnisse | 50.000,00 | |||||
| 4. Herstellungskosten des Umsatzes | 1.403.700,00 | 1.403.700,00 | ||||
| Gemeinkostenzuschlagssatz | 6,0 % | 48,7 % | 5,4 % | 16,4 % | ||
Die berechneten Zuschlagssätze (Material: 6,0 %, Fertigung: 48,7 %, Verwaltung: 5,4 %, Vertrieb: 16,4 %) fließen direkt in deine Vorkalkulation ein.
Das Standardschema der Vorkalkulation (Fertigung)
Das folgende Schema zeigt dir den systematischen Aufbau einer Vorkalkulation im Fertigungsbereich. In sieben Schritten gelangst du vom Fertigungsmaterial zum finalen Angebotspreis. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
| Schritt | Kostenart | Berechnungsgrundlage |
|---|---|---|
| 1 | Fertigungsmaterial | Direkte Materialkosten |
| + Materialgemeinkosten | Zuschlag auf Fertigungsmaterial | |
| = Materialkosten | Summe aus Material und Gemeinkosten | |
| 2 | Personalkosten / Fertigungslöhne | Direkte Lohnkosten |
| + Fertigungsgemeinkosten | Zuschlag auf Fertigungslöhne | |
| = Fertigungskosten | Summe aus Lohn und Gemeinkosten | |
| 3 | Materialkosten | Ergebnis aus Schritt 1 |
| + Fertigungskosten | Ergebnis aus Schritt 2 | |
| = Herstellkosten | Summe aus Material- und Fertigungskosten | |
| 4 | Herstellkosten | Ergebnis aus Schritt 3 |
| + Verwaltungsgemeinkosten | Zuschlag auf Herstellkosten | |
| + Vertriebsgemeinkosten | Zuschlag auf Herstellkosten | |
| = Selbstkosten | Summe aus Herstell- und Gemeinkosten | |
| 5 | Selbstkosten | Ergebnis aus Schritt 4 |
| + Gewinn | Zuschlag auf Selbstkosten | |
| = Barverkaufspreis | Summe aus Selbstkosten und Gewinn | |
| 6 | Barverkaufspreis | Ergebnis aus Schritt 5 |
| + Skonto | Zuschlag auf Barverkaufspreis (Formel beachten!) | |
| + Provision | Zuschlag auf Barverkaufspreis (Formel beachten!) | |
| = Zielverkaufspreis | Summe aus Barverkaufspreis, Skonto, Provision | |
| 7 | Zielverkaufspreis | Ergebnis aus Schritt 6 |
| + Rabatt | Zuschlag auf Zielverkaufspreis (Formel beachten!) | |
| = Angebotspreis netto | Summe aus Zielverkaufspreis und Rabatt |
Beispiel: Tech Solutions GmbH
Nehmen wir an, die “Tech Solutions GmbH”, ein Hersteller von Industrieelektronik, erstellt ein Angebot für die Fertigung eines kundenspezifischen Industriellen Steuerpults. Die relevanten Kosten- und Zuschlagswerte für dieses Angebot sind:
Kosten
- Fertigungsmaterial: 1.250,00 EUR
- Fertigungslöhne: 450,00 EUR
Gemeinkostenzuschlagssätze
- Materialgemeinkostenzuschlag: 15 %
- Fertigungsgemeinkostenzuschlag: 50 %
- Verwaltungsgemeinkostenzuschlag: 5 %
- Vertriebsgemeinkostenzuschlag: 7 %
Weitere Zuschläge
- Gewinnzuschlag: 22 %
- Skonto: 3 %
- Provision: 1,5 %
- Rabatt: 4 %
Die Kalkulation
| Schritt | Kostenart | Satz | Betrag | Basis (EUR) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fertigungsmaterial | 100% | 1.250,00 EUR | 1.250,00 |
| + Materialgemeinkosten | 15% | 187,50 EUR | 1.250,00 | |
| = Materialkosten | 1.437,50 EUR | |||
| 2 | Personalkosten / Fertigungslöhne | 100% | 450,00 EUR | 450,00 |
| + Fertigungsgemeinkosten | 50% | 225,00 EUR | 450,00 | |
| = Fertigungskosten | 675,00 EUR | |||
| 3 | Materialkosten | 1.437,50 EUR | ||
| + Fertigungskosten | 675,00 EUR | |||
| = Herstellkosten | 100% | 2.112,50 EUR | 2.112,50 | |
| 4 | Herstellkosten | 2.112,50 EUR | ||
| + Verwaltungsgemeinkosten | 5% | 105,63 EUR | 2.112,50 | |
| + Vertriebsgemeinkosten | 7% | 147,88 EUR | 2.112,50 | |
| = Selbstkosten | 100% | 2.366,01 EUR | 2.366,01 | |
| 5 | Selbstkosten | 2.366,01 EUR | ||
| + Gewinn | 22% | 520,52 EUR | 2.366,01 | |
| = Barverkaufspreis | 95,5% | 2.886,53 EUR | 3.022,55 | |
| 6 | Barverkaufspreis | 2.886,53 EUR | ||
| + Skonto | 3% | 90,68 EUR | 3.022,55 | |
| + Provision | 1,5% | 45,34 EUR | 3.022,55 | |
| = Zielverkaufspreis | 96% | 3.022,55 EUR | 3.148,49 | |
| 7 | Zielverkaufspreis | 3.022,55 EUR | ||
| + Rabatt | 4% | 125,94 EUR | 3.148,49 | |
| = Angebotspreis netto | 3.148,49 EUR |
Ermittlung des Zielverkaufspreises
Die Berechnung von Skonto, Provision und Rabatt erfolgt mit speziellen Formeln:
Skonto: (Barverkaufspreis × Skontosatz) / (100 - (Provisionssatz + Skontosatz))
- Beispiel: (2.886,53 EUR × 3) / (100 - (1,5 + 3)) = 90,68 EUR
Provision: (Barverkaufspreis × Provisionssatz) / (100 - (Provisionssatz + Skontosatz))
- Beispiel: (2.886,53 EUR × 1,5) / (100 - (1,5 + 3)) = 45,34 EUR
Rabatt: (Zielverkaufspreis × Rabattsatz) / (100 - Rabattsatz)
- Beispiel: (3.022,55 EUR × 4) / (100 - 4) = 125,94 EUR
Vorkalkulation im Dienstleistungsbereich
Im Dienstleistungssektor bildet die Arbeitszeit die primäre Bezugsgröße für die Kostenrechnung. Die Kalkulationsmethodik unterscheidet sich hier von der Fertigung, die grundsätzliche Bedeutung der Vorkalkulation bleibt jedoch bestehen.
Dienstleistungsunternehmen müssen ihre Stundensätze so definieren, dass die Wirtschaftlichkeit auch bei Kapazitätsauslastungsschwankungen gewährleistet ist. Zudem sind oft indirekte Leistungsanteile zu berücksichtigen, die nicht unmittelbar beim Kunden sichtbar sind.
Kalkulation eines Angebots in drei Schritten - Schritt 1
Ermittlung der Stundenanzahl und Materialkosten
Zunächst wird der Arbeitsaufwand bestimmt. Dazu werden alle notwendigen Arbeitsschritte aufgelistet und die voraussichtliche Anzahl der benötigten Stunden abgeschätzt.
Zusätzlich erfolgt eine Schätzung der Materialkosten, basierend auf einer detaillierten Aufstellung der benötigten Materialien.
Kalkulation eines Angebots in drei Schritten - Schritt 2
Berechnung des Stundensatzes
Der Stundensatz ist die Grundlage für eine wirtschaftlich rentable Tätigkeit. Die Berechnung erfolgt in mehreren Schritten:
- Erfassung aller variablen und fixen Kosten des Unternehmens
- Zusammenfassung der jährlichen Fixkosten
- Bestimmung der Produktivstunden
- Berechnung des Stundensatzes nach der Formel:
Kalkulation eines Angebots in drei Schritten - Schritt 3
Erstellung des Angebots
Anhand der ermittelten Werte wird das Angebot erstellt. Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| 180 Arbeitsstunden × 55,00 EUR | 9.900,00 EUR | |
| + Materialkosten | 2.500,00 EUR | |
| = Zwischensumme | 12.400,00 EUR | |
| + 15 % Gewinn | 12.400 × 0,15 | 1.860,00 EUR |
| = Angebotspreis netto | 14.260,00 EUR |
Wirtschaftliche Aspekte der Vorkalkulation
Die Vorkalkulation spielt eine zentrale Rolle in der Auftragsfertigung, da sie die Grundlage für die Preisgestaltung bildet. Da die betreffenden Produkte oder Dienstleistungen noch nicht hergestellt wurden, basiert die Kalkulation auf Plankosten. Diese müssen im Voraus geschätzt und den jeweiligen Kostenträgern zugewiesen werden.
Was ist eine Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation ist eine Kontrollrechnung, mit der du die tatsächlichen Kosten eines abgeschlossenen Auftrags überprüfst. Sie basiert auf den Ist-Kosten, also den real angefallenen Ausgaben während der Produktion oder Leistungserstellung. Das Ziel: die Vorkalkulation zu kontrollieren und Abweichungen zu erkennen.
Warum ist die Nachkalkulation wichtig?
Stell dir vor, dein Unternehmen hat ein Produkt für 50 EUR kalkuliert und verkauft. Doch am Ende der Produktion zeigt sich: Die tatsächlichen Kosten lagen bei 55 EUR. Ohne Nachkalkulation hättest du das vielleicht nicht bemerkt - und würdest langfristig Verluste machen.
Die Nachkalkulation gibt dir die Möglichkeit, frühzeitig zu erkennen, ob deine Preise realistisch sind und ob dein Unternehmen profitabel arbeitet. Gleichzeitig hilft sie dabei, Kostenfallen zu identifizieren und künftige Kalkulationen zu verbessern.
Ziele der Nachkalkulation
Die Nachkalkulation hilft Unternehmen, ihre Kosten und Kalkulationsmethoden zu optimieren. Ihre wichtigsten Aufgaben sind:
- Kostenkontrolle: Überprüfung der tatsächlichen Kosten für abgeschlossene Aufträge.
- Vergleich mit der Vorkalkulation: Analyse von Abweichungen zwischen geplanten und realen Kosten.
- Überprüfung der Preisgestaltung: Berechnung der tatsächlichen Gewinnspanne.
- Optimierung der Kalkulationsmethoden: Prüfung, ob das verwendete Kalkulationsverfahren wirtschaftlich ist.
- Daten für zukünftige Kalkulationen: Verbesserung der Kostenschätzungen für kommende Aufträge.
Praxisnahes Szenario
Stell dir vor, du arbeitest bei einer IT-Agentur, die individuelle Webanwendungen für Unternehmen entwickelt. Ein neuer Kunde, ein mittelständisches Unternehmen, benötigt eine maßgeschneiderte Buchungsplattform für seine Dienstleistungen. Er möchte wissen, was die Entwicklung kosten wird und mit welchem Budget er rechnen muss.
Bevor ihr ein Angebot abgebt, führt dein Team eine Vorkalkulation durch:
- Analyse des Arbeitsaufwands: Ihr schätzt, wie viele Stunden das Design, die Backend-Entwicklung, das Testing und die Implementierung benötigen.
- Personalkosten: Ihr berücksichtigt, dass ein Entwickler 80 € pro Stunde kostet und das Projekt voraussichtlich 150 Stunden in Anspruch nimmt.
- Zusätzliche Kosten: Ihr rechnet mit Lizenzgebühren für externe API-Dienste und Serverkosten für das Hosting.
- Gewinnzuschlag: Um wirtschaftlich zu arbeiten, kalkuliert ihr einen fairen Gewinnaufschlag.
Nach der detaillierten Kalkulation legt ihr dem Kunden ein Angebot über 16.500 € vor. Er akzeptiert – und da ihr von Anfang an alle Kostenfaktoren realistisch eingeschätzt habt, bleibt das Projekt profitabel.
Ohne die Vorkalkulation hättet ihr möglicherweise den Aufwand unterschätzt, einen zu niedrigen Preis angesetzt – und am Ende draufgezahlt. Dieses Beispiel zeigt, wie essenziell eine Vorkalkulation auch in der IT-Branche ist, um wirtschaftlich erfolgreiche Projekte durchzuführen.
Zusammenfassung
In dieser Lerneinheit hast du die Vorkalkulation als ein fundamentales Instrument kennengelernt, um Verkaufspreise zu ermitteln, die deine Kosten decken und Gewinne sichern. Wir haben gesehen, dass die Vorkalkulation in zwei Hauptbereichen – Fertigung und Dienstleistung – angewendet wird, wobei unterschiedliche Kalkulationsschemata zum Einsatz kommen.
Im Fertigungsbereich liegt der Fokus auf einem detaillierten Schema, das Materialkosten, Fertigungskosten, Gemeinkosten und Gewinn schrittweise addiert, um den Angebotspreis zu bestimmen. Besonders wichtig ist hierbei der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) als Quelle für die Gemeinkostenzuschlagssätze.
Im Dienstleistungssektor hingegen steht der Stundensatz im Zentrum der Kalkulation. Du hast gelernt, dass ein realistischer Stundensatz alle Kosten deines Unternehmens abdecken und Raum für Gewinn lassen muss. Die Ermittlung des Stundensatzes und die Schätzung des Arbeitszeitbedarfs sind hier die entscheidenden Faktoren für eine erfolgreiche Angebotskalkulation.
Die Nachkalkulation ist eine wichtige Kontrollrechnung zur Überprüfung der tatsächlich angefallenen Kosten eines abgeschlossenen Auftrags. Sie basiert auf den Ist-Kosten und dient dazu, Abweichungen zur Vorkalkulation zu identifizieren. Unternehmen nutzen die Nachkalkulation, um ihre Preisgestaltung zu überprüfen, Kostenfallen zu erkennen und zukünftige Kalkulationen zu optimieren.
Die zentralen Ziele der Nachkalkulation sind:
- Kostenkontrolle: Vergleich von geplanten und realen Kosten.
- Preisprüfung: Sicherstellen, dass Produkte oder Dienstleistungen profitabel sind.
- Optimierung der Kalkulationsmethoden: Verbesserung der Kostenschätzungen für zukünftige Aufträge.